Detailed Notes on Sistema de Gestión Documental
Detailed Notes on Sistema de Gestión Documental
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Cumplir con normativa medioambiental y de responsabilidad social: Lo que permite a las empresas generar impactos en beneficio del ecosistema, medio ambiente y sociedad en standard, con la capacidad de obtener certificados o reconocimientos por el uso de tecnologías que reduzcan el uso del papel fileísico.
Almacenamiento en la nube seguro: ofrece un espacio centralizado para guardar y organizar documentos con cifrado avanzado, garantizando la seguridad de los datos.
El primer paso en la implementación de un sistema de gestión documental es realizar una exhaustiva evaluación de las necesidades específicas de la empresa. Esto implica identificar los tipos de documentos de gestión que se manejan, los procesos existentes de manejo de documentos, los problemas o desafíos que se enfrentan y los objetivos que se desean alcanzar con la implementación del sistema.
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El software para la gestión de documentos de Alfresco controla el contenido empresarial a partir de un sistema de gobierno de la información integrado y basado en el RGPD.
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De esta forma posteriormente se pueden acceder, ver, cambiar y compartir. La empresa deja de perder horas de tiempo precioso buscando en carpetas y archivadores para localizar un documento.
Otra ventaja es que la arquitectura basada en Website proporciona una escalabilidad perfecta, lo que significa Gestión Documental que el sistema es versatile y puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.
Reducción de costos: Al optimizar el manejo de los documentos, se reducen los gastos asociados a su almacenamiento y archivo.
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Personalización avanzada: Las funcionalidades se pueden ajustar para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa.
Colaboración en tiempo true: permite que los equipos trabajen simultáneamente en los mismos archivos, mejorando la productividad y eliminando duplicados.
Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.